Как се прави уебинар в 10 стъпки?
Какво трябва да знаем, когато организираме виртуално събитие?
На пръв поглед уебинарът прилича на всяко друго събитие с тази разлика, че се случва онлайн. Спецификите обаче излизат наяве, когато се сблъскаме с организацията в първо лице.
Въпреки че като технология това интерактивно средство за видео комуникация е познато още от 1998 г. и оттогава все по-трайно се настанява в международните корпоративните среди, едва в контекста на COVID-19 ролята му стана водеща. Виртуалното пространство се оказа единственото безопасно решение за събиране на големи групи от хора (бизнес, държавни и образователни институции) на едно място за обучения, представяне на идеи и обсъждане на решения.
Кое и как работи при различните платформи за уебинари, какво искаме да постигнем и как да се откроим на фона на всички паралелни виртуални събития, са част от въпросите, на които трябва да си отговорим, за да бъде нашият уебинар успешен. А ето и стъпките, през които трябва да минем, когато планираме нашия уебинар:
- Защо уебинар?
- Платформи
- Екип
- Аудитория
- Покана
- Сценарий
- Репетиции
- На живо сме
- Отчет и анализ
- Какво следва?
Защо уебинар?
Комуникацията в бизнес средите тече на различни нива и по много канали, в зависимост от конкретните цели. Когато искаме клиентите и партньорите ни да помислят първо за нас, когато имат проблем и търсят решение, а не за конкуренцията, трябва да покажем кои са нашите предимства и често да предугаждаме нуждите, преди отсрещната страна да ги узнае. Уебинарите могат да бъдат идеалното средство не само за познаваемост на нашата марка, но и като платформа за контакт, взаимодействие и ценна обратна връзка в настоящите динамични времена.
Платформи
Пазарът предлага различни уебинарни платформи и всеки, който е поел по този път, трябва да си напише домашното. Дали ще изберем локално или глобално решение, зависи много от цената и типовете услуги, но най-вече доколко работещо е за нас, нашите нужди и възможности, и дали може да посрещне бъдещите ни такива. Всяка платформа има безплатен пробен период – например бюджетното ClickMeeting или ветераните от ON24. Платформата ZOOM пък залага на друг подход – изцяло безплатна услуга до определени параметри за срещи, която е напълно достатъчна, за да тестваме системата, преди да преминем към платен пакет за уебинари. Какъвто и да е изборът ни, важно е да са налични детайлни и подробни обучителни видеа, както и възможността за директни въпроси, за да получим отговори на конкретните ни запитвания.
Екип
За стратегическата роля на екипната работа вече сме писали подробно в статията 5 КЛЮЧОВИ ИДЕИ ЗА УСПЕШНИ СЪБИТИЯ и няма да се повтаряме, но накратко да припомним, че е добре да се разпределят ролите. Техническото лице настройва системата и отговаря за гладкото провеждане на уебинара. Водещите и гост-лектори отговарят за съдържанието – да е поднесено интересно и интерактивно за аудиторията, така че зрителите да не са само пасивни слушатели. Продажбите дефинират желаната аудитория, която получава покана за виртуалното събитие.
Аудитория
Коя е публиката, която искаме да види нашия уебинар и какво искаме да ѝ кажем? Искаме ли да ѝ дадем достъп до записа от събитието за повторно гледане? Посланието трябва да бъде съобразено с аудиторията, в противен случай целите ни няма да бъдат постигнати.
Покана
Когато знаем коя е публиката ни – профил и нужди, поканата може да ги адресира и да привлече нужното внимание към нашето онлайн събитие. Остава съдържанието да е подбрано така, че да отговори на това очакване.
Сценарий
Сценарият и режисурата правят филма, или уебинара в нашия случай. Важно е да помислим не само какво искаме да кажем, но и как ще го поднесем на аудиторията, така че да поддържаме вниманието им през цялото време. Ключови тук са водещият на събитието, който лавира умело с ролите и темите на актьорите, включва публиката с въпроси, подканва ги да участват в анкети и прочие др. похвати за ангажиране на вниманието.
Репетиции
Сценарият се тества в репетиционния процес – как върви разговора между участниците, кога и какви да са въпросите, колко време да бъдат презентациите, колко време оставяме за реакция от страна на публиката и т.н. Репетициите дават увереност и спокойствие на екипа, което ни помага с лекота да се справим с изненадите, които неимоверно се случват по време на живото излъчване.
На живо сме
Време е за шоу и вълнението е голямо. Ако аудиторията позволява, предпочитаме да сме непосредствени в разговора помежду ни и да даваме много примери, с които публиката да се асоциира и ангажира в разговора. Идеалната ситуация е да няма само презентации, а диалог – от една страна между участниците в уебинара, от друга между презентаторите и публиката.
Отчет и анализ
Доколко добре сме се справили, разбираме от цифрите в отчета на съответната платформа – какъв процент от регистриралите реално са участвали, колко време са слушали уебинара и в коя минута/етап са напуснали, задавали ли са въпроси, какви са процентите на анкетите и т.н.
Какво следва?
Отговорът на този въпрос много зависи от предварителните цели, които сме си поставили. Ако онлайн събитието е еднократен акт е едно, за уебинар поредица има по-дългосрочни очаквания, а и се изграждат друг тип отношения на доверие с публиката. Важно е да сравним вложените ресурси – време, финанси, технологии, с получените резултати.
В заключение ще добавим, че в хибридният свят, в който живеем днес, изобилието от решения често е объркващо. Всеки бизнес трябва да намери своята комбинация от средства и похвати, която води до резултати днес, но също да може гъвкаво да променя стратегията си, така че да е успешен и утре. Ние от Right Image винаги се стремим да видим цялата картина, като отчитаме и контекста на конкретните обстоятелства.
